Capacity / Schedule Conflict
- "MICE Conference — Hari 2: Panel & Closing" — kapasitas ruangan (100 pax) lebih kecil dari total peserta yang diharapkan (125 pax).
Change Order
Venue Hari 2 berpotensi pindah ke opsi alternatif berkapasitas lebih kecil (100 pax) menunggu konfirmasi final H-7 (lihat RSK-1031, tab Overview) — rundown terbaru belum dikirim ke client (TSK-1033, tab Tasks).
Incident
Keterlambatan pengiriman unit AV cadangan H-1, diatasi dengan unit sewaan darurat dari vendor lokal — tidak mengganggu jadwal Hari 1.
MICE Conference tahunan seluruh cabang — sesi pleno, panel diskusi, dan penghargaan tahunan. Tujuan: konsolidasi strategi 2027 dan apresiasi tim regional.
- Project
- Palu MICE Conference 2026
- Venue
- Hotel Prima Mitra — Convention Center Wing
- Alamat Venue
- Jl. Trans Sulawesi, Palu, Sulawesi Tengah
- Peserta (Expected / Actual)
- 125 / 120 pax
- Dibuat
- 8 Jun 2026
Rooms / Sessions / Agenda
Venue per sesi, jadwal, kapasitas, dan PIC.
| Sesi | Room | Jadwal | Kapasitas | PIC | Status |
|---|---|---|---|---|---|
| MICE Conference — Hari 1: Opening & Keynote | Ballroom Utama | 11 Agt 2026, 08:00 – 11 Agt 2026, 17:00 | 150 pax | Doni Saputra | Confirmed |
| MICE Conference — Hari 2: Panel & Closing | Ballroom Utama (opsi alternatif — venue belum final) | 12 Agt 2026, 08:00 – 12 Agt 2026, 17:00 | 100 pax | Doni Saputra | Tentatif |
Participant Categories / Attendance
Kategori peserta, target, dan realisasi kehadiran.
| Kategori | Expected | Actual (Attendance) |
|---|---|---|
| Delegate (Rombongan Traveling) | 60 pax | 60 pax |
| VIP / Partner | 10 pax | 10 pax |
| Local Guest / Undangan | 40 pax | 35 pax |
| Staff / Crew | 15 pax | 15 pax |
BOQ (Bill of Quantities)
Catering, AV, staging, equipment, booth, dan vendor package.
| Kategori | Deskripsi | Qty | Vendor | Net Cost | Sell Price |
|---|---|---|---|---|---|
| Staging | Panggung utama, backdrop, dan dekorasi | 1 paket | Cendana MICE Organizer | Rp 45.000.000 | Rp 55.000.000 |
| AV (Audio Visual) | Sound system, LED screen, lighting (2 hari) | 2 hari | Cendana MICE Organizer | Rp 60.000.000 | Rp 72.000.000 |
| Catering | Coffee break + lunch (125 pax x 2 hari) | 250 paket pax | Cendana MICE Organizer | Rp 87.500.000 | Rp 100.000.000 |
| Equipment | Sewa kursi, meja, dan AC portable tambahan | 1 paket | Cendana MICE Organizer | Rp 15.000.000 | Rp 18.000.000 |
| Booth | Booth sponsor dan registrasi (4 unit) | 4 unit | Cendana MICE Organizer | Rp 20.000.000 | Rp 25.000.000 |
| Lainnya | Dokumentasi foto dan video profesional | 1 paket | PT EFG | Rp 8.000.000 | Rp 12.000.000 |
Total Net Cost (Internal)
Rp 235.500.000
Total Sell Price (Client)
Rp 282.000.000
Margin
Rp 46.500.000
Staffing / PIC
Penanggung jawab internal per area kerja.
- Doni SaputraEvent Coordinator / PIC Utama
- Doni SaputraProject Manager — Pengawasan Umum
- Doni SaputraLiaison Vendor dan Logistik
Setup / Teardown / Rehearsal / Permit Checklist
- PermitIzin keramaian dan venue dari pihak berwenang setempat
- SetupSetup panggung, AV, dan booth Hari 1
- RehearsalGladi bersih MC dan pembicara kunci
- SetupSetup ulang venue untuk Hari 2 (menunggu konfirmasi venue alternatif)
- TeardownTeardown panggung dan booth pasca-acara
Deliverables
- Dokumentasi foto dan video acara
- Laporan attendance dan feedback peserta
- E-certificate peserta